Учет рекламного агентства, как программа автоматизации, имеет базовую комплектацию, поэтому может быть настроена под специфику деятельности любого рекламного агентства, чтобы привести в порядок множество внутренних процедур по учету, счету и отчетности, предоставляемой как клиентам, так и руководству компании по показателям работы. В программе учета рекламного агентства всего три структурных раздела – Справочники, Модули, Отчеты. В Справочниках идет настройка калькуляций рабочих операций вместе с объемом расходного материала, требуемого на ее выполнение, если это заложено в процесс. Здесь находятся прайс-листы компании, система предусмотренных скидок и наценок, сформирован номенклатурный ряд материалов, участвующих в производстве, указаны сотрудники.
В Модулях ведется вся работа, где в разные вкладки разные сотрудники добавляют разные данные, вместе описывающие текущее состояние работы рекламного агентства. В Отчетах сосредоточена вся мыслимая и немыслимая аналитическая и статистическая отчетность, по полочкам раскладывая все положительные и негативные факторы, влияющие на эффективность компании. При изучении таких отчетов можно вынести много полезной информации и перестроить работу должным образом.
Справочники отвечают за организацию рабочих процессов, а Отчеты анализируют полученные показатели, поэтому они опосредовано участвуют в деятельности компании, реально работа ведется только в Модулях. Для начала рассмотрим получение заказа и оформление заявки. Все заявки сконцентрированы в одной базе и имеют разный статус и цвет, демонстрирующий их текущее состояние. Любую из них можно найти по дате регистрации, менеджеру, заказчику, уникальному коду и пр. Именно эта информация добавляется в заявку из выпадающих списков-подсказок при ее оформлении. При добавлении клиента в заявку его выбирают в клиентской базе и щелчком вводят в окно заявки, одновременно привязывая к ней его реквизиты. Если клиент отсутствует в базе, его данные добавляют через окно регистрации с иным содержанием выпадающих списков-подсказок.
В заявке указывают фронт работ, даты и объемы исполнения. Далее ее отправляют на расчет в бухгалтерию и отмечают это ее состояние определенным цветом. После отправки счета клиенту и внесения предоплаты цвет заявки в базе меняется соответствующим образом и сообразно статусу. Если была внесена неполная сумма, то система регистрирует этот факт, переводя заявку в новый статус и выделяя колонку с оплатой ярким цветом для привлечения к ней внимания. В заявке также указываются исполнители работ, если же требуется ее выполнение в несколько этапов, будут указаны все, имеющие к ней отношение, а также сроки по каждому этапу. При отправлении заявки дизайнеру ее статус снова меняется вместе с цветом. В программе может быть выстроена любая технологическая цепочка в соответствии с деятельностью рекламного агентства, это будет сделано специалистами компании «Универсальная Система Учета» на стадии запуска программы в работу.
Как следует из выше сказанного, каждая новая операция по заявке будет сопровождаться сменой ее цвета, также будет одновременно формироваться история выполнения заказа – у кого он уже был, к кому ушел и т.д., при этом будут указаны точные дата и время. Для контроля над оплатой заказа предусмотрены свои вкладки, показывающие начисление и реально полученный доход. Если работа требует участия сторонней организации, то на аналогичной вкладке будет указан уже предполагаемый расход, а после его оплаты указана реальная статья расходов. Если выполнение работ сопровождалось затратами материалов, то они автоматически спишутся со складского учета, если, конечно, он ведется в этой же программе, что было бы очень удобно. Программа сохраняет ссылки на выполненные работы, привязанные к конкретному заказу, чтобы в любой момент можно было найти приготовленные для него дизайнерские макеты на случай повторения заказа или иному поводу. При переходе заказа в производственный цех работники отмечают в программе количество изготовленной продукции, а при выдаче заказа клиенту точное количество будет фигурировать в расходной накладной, оформляемой вместе с другими сопроводительными документами в формате корпоративного бланка – с реквизитами и логотипом.
